Článek: Nasazení "sociálních technologií" ve vnitropodnikovém prostředí

Zkouškové mi dnešním dnem skončilo (resp. doufám, neboť cca za 2 hodiny jdu ještě obhájit esej k panu Koubskému) a tak nastal čas pokračovat v psaní pro Deepmined. Do budoucna mám několik nápadů na články jak z prostředí ICT(informační a komunikační technologie), tak bych se rád věnoval i ekonomii a článkům s ní spojených, které jsem v poslední době zanedbával. Od 15.2. mám zapsanou vedlejší specializaci "Ekonomická žurnalistika", tak doufám, že i ze strany studia bude tento trend podporován:)

V každém případě se dnes ještě chci vrátit k článku Využití volně dostupných ICT prostředků v podnikové praxi(http://deepmined.blogspot.com/2009/11/vyuziti-volne-dostupnych-inovacnich-ict.html) a lehce jej doplnit o kapitolu týkající se nasazení samotných řešení a problémů s tím spjatých, se kterými se lze běžně setkat.

Ve zmíněném článku se kapitoly Personalistika a Marketing zaměřovaly směrem od podniku k zákazníkovi, zatímco kapitola Komunikace a data nastiňovala směr vnitropodnikový. Jak tedy nasazení aplikačního software pracujícího na bázi web 2.0, či dynamicky upravovaného obsahu a sdílení dat může vypadat v praxi? A jaké úskalí toto přináší? A v neposlední řadě jak by vypadal podobný projekt? O tom bude tato kapitola.

Jednoduchost nasazení výše uvedených technologií připomíná dvousečnou zbraň. Výhodou technologie je, obzvlášť pokud ji využívají zaměstnanci již doma pro soukromé účely, její všeobecná známost a jednoduchý způsob užití. Jako negativní příklad může posloužit stále se opakující precedens, který bohužel udělal v podnikových vodách velký rozruch a de facto stojí za skeptickým postojem firem vůči instant messagingu a sociálním technologiím. Tím je neopatrné nasazení technologií určených pro soukromé účely do podnikové kultury. Postup takového projektu bývá vždy téměř stejný – „spustíme a uvidíme“. Takový projekt dále obnáší samozřejmě vydání pseudo-směrnice nejčastěji o tom, že každý zaměstnanec musí mít založený účet dané služby (dříve masové rozšíření instant messagingových protokolů, poté např. Skype a dnes je k vidění i Twitter a Facebook). Poté navazuje často „pokus o informační strategii“ – tedy snaha používání služby omezit, šitá horkou jehlou, kdy se ale již IT oddělení připravuje na řešení problémů s únikem dat. Následuje fáze samotného úniku dat, špatného předávání informací apod. Do této kategorie můžeme směle zařadit například celosvětově známé kauzy z Facebooku ohledně statutu „My boss is a jerk“, kdy následovala výpověď ze strany vedení a následná soudní pře.

Kde se tedy stala v projektu nasazení technologie chyba? Sama procedura zavádění technologie byla od počátku chybná. Je patrná snaha řešit problém až když přijde, místo analýzy rizik předem. Příkladem může být nasazení informační strategie ex post, tedy až ve chvíli, kdy je potřeba jistého řádu v komunikaci a užití technologie.

Za stěžejní problém ovšem považuji nezahrnutí zaměstnanců a lidí do přípravy a realizace projektu. Obzvlášť u technologií, které lidé užívají v soukromém životě, je nutné předem vytyčit nové hranice, neboť stávající způsob užití v podnikové praxi fungovat nebude. A protože „starého psa novým kouskům nenaučíš“, může to být tvrdý oříšek. Jako příklad si můžeme vzít Skype technologii.

V jisté době bylo výhodné mít na svém privátním Skype účtu co nejvíce kontaktů, abychom mohli kontaktovat co nejvíce lidí, pokud to bude potřeba. Při nasazení v podnikové sféře toto ale neplatí. Není přeci záhodno, aby měl kontakt na CEO každý zaměstnanec firmy (pomineme-li určitou sféru podniků, kde toto může být znakem transparentnosti firmy). Leč aplikace na toto není přímo připravená, je tedy nutné vytvořit vlastní standardy. Tento problém vygradoval například u Facebooku – počet přátel se na jistou dobu stal znakem určité pomýlené prestiže, u Twitteru zase počet „followers“ může znamenat pohlazení vlastního ega. Ne nadarmo se říká: „Přátelé na Facebooku nejsou pokémoni – nemusíš je mít všechny!“ V podnikovém nasazení toto platí bez výhrad též.

I velké společnosti na českém trhu řeší problémy nasazení moderních komunikačních a ICT technologií v rámci podniku. Každá často svým způsobem. Závěrem jsem se rozhodl napsat, jak to chodí u některých společností působících v IT bussinesu. Toto může být zajímavé, především pokud si dáte do souvislostí zaměření firem a přístup samotný.

Jako první společnost mohu uvést společnost zabývající se trhem práce a HR. Kultura organizace je typická v přísném dodržování nastavených standardů, komunikace a sdílení dat mezi zaměstnanci je dána pevným souborem pravidel. Využívání jakýchkoliv sociálních sítí pro firemní účely zaměstnanci je přímo zakázáno, stejně tak používání IM software v prostředí firmy. Zároveň se ale pravidla podřizují nastavenému kodexu, který přijímají všichni zaměstnanci. Důraz je kladen na komunikaci zeshora dolů.

Další příklad může být nejmenovaný internetový portál specializující se na oblast IT zpravodajství, kde nasazení sociální sítě Facebook proběhlo v režii šéfredaktora, který portál spravuje. Zaměstnanci ale nemají oprávnění se přidávat k používání sociální sítě, ale mají povinnost mít komunikátor ICQ včetně ICQ klienta. Informační strategie ale chybí, omezení na sdílení zpráv a dat přes tento protokol také není limitováno. Na druhou stranu společnost věří, že využívání ICT technologií pomáhá ke zrychlení a efektivitě vnitropodnikových procesů. Společnost je otevřena novým postupům a trendům, například zmíněný cloud computing a SaaS - GoogleDocs, firemní Wiki, atd.

Třetí společností je firma zabývající se vzděláváním, která je typická absencí jakýchkoliv komunikačních pravidel a „každý jede sám za sebe“. Specifickou oblastí spadající do této skupiny jsou například státní instituce, kde je často přímými nařízeními potírána snaha o užití moderních technologií a prostředků.

Tyto tři příklady jsem vybral především proto, že je považuji za jakýsi „český standard“. Většina společností v ČR by se dala začlenit do některé z těchto tří škatulek. Otázkou zůstává, zda je tento stav dlouhodobě udržitelný, či rozvoj dynamického webu a nových ICT technologií vytvoří příležitosti, kdy se podniky budou muset na využívání těchto technologií zaměřit, aby nepřišly o konkurenční výhodu. A s tím budou souviset i nastavení přístupu zaměstnanců k daným technologiím.