Článek: Co všechno musí umět vedoucí projektu?

Otázky "Co všechno musí umět vedoucí projektu?" a "Jaký vliv mají jeho znalosti a dovednosti na úspěch projektu?" jsem dostal přiděleny v rámci předmětu Řízení projektů IS/ICT. Téma samo o sobě by vydalo na několik knížek. O to nepříjemnější bylo omezení na 3000 znaků. No v rámci čtivosti lehce přesahuji a proto úvaha putuje sem na blog:)

Pro zodpovězení otázek této eseje je nutné určit, kdo je projektovým manažerem v dnešní době.

Zjednodušeně řečeno, projektový manažer je člověk odpovědný za plánování, řízení, vedení a dokončení projektu, či skupiny projektů. Tedy dosažení stanovených cílů v rámci existujících omezení (typicky náklady, čas a kvalita).

A proč „v dnešní době“? „Profese“ projektového manažera se neustále vyvíjí. Pokud bychom se ohlédli v čase zpět, případně položili otázku „Co všechno musí umět vedoucí projektu?“Henrymu Ganttovi v roce 1915, kdy dokončoval práce na svých známých Ganttových diagramech, dočkali bychom se nejspíše kvalifikované přednášky o řízení práce na základě měření časových nároků jednotlivých činností (1919 kniha H. Gannt: Organizing for Work) a schopností rozboru aktivit projektu. Pokud bychom identickou otázku položili o padesát let déle v tehdejším Československu, možná by odpověď zněla ve smyslu, že ten, kdo má projekt dovést ke zdárnému cíli, měl by být kvalifikovanější než všichni ostatní, aby si výsadní pozici „zasloužil“. Neboť jen tak může být odpovědným vzorem pro ostatní kolegy.

Dnes víme, že úspěšný projektový manažer ve strojírenství zdaleka nemusí mít vystudovaný obor na americkém MIT, naopak klíčovou schopností je například konání strategických rozhodnutí v turbulentní době, či schopnost aplikovat nové postupy a tím zajistit splnění cílů projektu.

Přesto odpovědět na položenou otázku není jednoduché. Poslední roky ukazují mnoho trendů, kterými se project management i požadavky na vedoucí projektu ubírají. Nad klasické v podobě znalostí z oblasti řízení, profesních a odborných znalostí a jednotlivých metodik, začínají vystupovat dovednosti z oblasti tzv. „soft-skills“(vlastnosti, které nelze zahrnout do odborné kvalifikace). Vůči přesnému dodržování nastavených hranic v rámci metodiky se čím dál více prosazuje kreativní řízení pomocí sofistikovaných postupů a s růstem odpovědnosti jak integrátorů, tak samozřejmě i vedoucího projektu.

Proto jsem se rozhodl vytyčit 8 bodů, možná lehce netradičních, které by měly charakterizovat vedoucího projektu.

Realistický vizionář – úspěšný projektový manažer by měl být schopen orientace na výsledek nejen v pevně daných hranicích. Vlastnost hledat nová řešení je bazickou pro úspěšného vedoucího projektu. Překonání „komfortní zóny“(tedy např. známých postupů) může vést k objevení nových možností řešení, užití optimálních postupů, úspoře nákladů. Zároveň ale musí v každém okamžiku smýšlet komplexně a i při inovacích zůstat orientován na nastavené cíle a požadované výstupy. Není nic horšího, než když projekt skončí s výbornými časovými i finančními náklady, ale ukáže se, že zadání znělo odlišně od výstupu.

Inspirátor – schopnost být vzorem je nějakým způsobem zakořeněna ve všech formách řízení a pro úspěch projektového řízení to platí též. „Inspirátor“ jako vedoucí projektu se v týmu projeví větší sounáležitostí, pozitivní motivací, což má za výsledek, že roste pravděpodobnost dosažení cílů.

Komunikace – schopnost srozumitelně sdílet informace a porozumět v rámci zpětné vazby je jednou z nejdůležitějších schopností dobrého projektového manažera.

Delegování – umění přerozdělení úkolů a zodpovědností v dnešní době hraje rozhodující roli. S nadsázkou se říká, že „dobrý vůdce by měl být trošku líný“. Zároveň přenesením odpovědnosti může proj. manažer dosáhnout u členů týmu pocitu větší zainteresovanosti a spoluodpovědnosti. Pocit seberealizace je vždy motivující.

Empatie – schopnost uvažovat nad lidmi nad rámec čísel (v našem příkladě například chladná kalkulace v man-days) je velkým plusem jak pro vztahy mezi leaderem a týmem, tak i pro přírůstek kvality odvedené práce. Výstup 1 hodiny motivovaného pracovníka bývá vyšší, než výstup 2 hodin nemotivovaného. Tento bod tedy odráží umění „teambuildingu“ – vytvoření a především udržení týmu a vztahů v něm.

Hledač cesty – říká se, že vždy bývá jednodušší najít sto důvodů, proč něco nelze, než jeden způsob, jak problém vyřešit. Dobrý vedoucí projektu by měl být schopen řešení najít, či znát někoho, kdo to udělá za něj.

Odolnost tlaku – životní cyklus projektu se vyznačuje neustálou existencí vnějších i vnitřních tlaků. Klíčová je tedy schopnost pracovat pod tlakem. Vojáci mají heslo „stay frosty“, vystihující určitý stav schopnosti reagovat za každé, byť nečekané, situace.

Kompetence – chtě, nechtě, členové týmu, i členové například řídící komise musí věřit, že dotyčný vedoucí projektu je „muž na svém místě“. Vždy je nutné pamatovat, že vyměnit nevhodného project managera je hrozbou pro celý projekt. Přesto pokud je to nutné, čím dříve se tak stane, tím lépe.